Как настроить CRM так, чтобы она работала на автопилоте: пошаговый гайд по автоматизации

Почему CRM без автоматизации — это просто дорогая база данных

Большинство компаний используют CRM как электронную картотеку — заносят контакты, отмечают звонки, фиксируют сделки. Но настоящая ценность CRM раскрывается, когда она начинает работать самостоятельно.

Представьте: новый лид приходит на сайт, заполняет форму, и CRM автоматически:

• Создаёт карточку клиента
• Назначает менеджера по ротации
• Отправляет приветственное письмо
• Ставит задачу на первый звонок
• Добавляет в рассылку с полезными материалами

Всё это происходит без участия человека. Как в том примере из нашей статьи Система продаж, которая работает 24/7 даже когда вы спите, где мы рассказывали о круглосуточной работе продаж.

5 ключевых процессов для автоматизации в CRM

Как мы уже писали в статье Настройки CRM системы, которые экономят менеджерам по продажам 3 часа в день, правильная автоматизация может сэкономить до 3 рабочих часов ежедневно.

Пошаговая настройка автопилота в CRM

Шаг 1: Анализ текущих процессов

Прежде чем что-то автоматизировать, нужно понять, что именно требует автоматизации. Проведите аудит:

• Какие задачи менеджеры выполняют ежедневно?
• Сколько времени уходит на рутину?
• Какие процессы повторяются чаще всего?
• Где чаще всего возникают ошибки?

Шаг 2: Настройка триггеров и условий

Триггеры — это события, которые запускают автоматические действия. Например:

• Триггер: «Клиент заполнил форму на сайте»
• Действие: «Создать карточку + отправить приветственное письмо + назначить менеджера»

Шаг 3: Создание цепочек коммуникации

Настройте email-рассылки, которые срабатывают автоматически:

1. Приветственное письмо сразу после регистрации
2. Полезные материалы через 3 дня
3. Напоминание о неотвеченной заявке через 24 часа
4. Предложение помощи через неделю

Шаг 4: Интеграция с другими системами

CRM не должна работать в вакууме. Настройте интеграции:

• С сайтом (сбор заявок)
• С телефонией (автодозвон, запись разговоров)
• С мессенджерами (автоответы в WhatsApp/Telegram)
• С почтой (синхронизация писем)

Примеры рабочих автоматизаций из реальной практики

Кейс 1: Автоматизация входящих заявок

Проблема: Менеджеры тратили 15-20 минут на обработку каждой новой заявки: создание карточки, поиск менеджера, отправка приветствия.

Решение: Настроили автоматический пайплайн:

1. Заявка с сайта → автоматическое создание карточки в CRM
2. Система определяет регион клиента → назначает регионального менеджера
3. Автоматическая отправка приветственного письма с полезным чек-листом
4. Уведомление менеджеру в Telegram о новой заявке

Результат: Время обработки сократилось до 30 секунд, конверсия выросла на 27%.

Кейс 2: Автоматизация повторных продаж

Проблема: Клиенты покупали один раз и «забывались», менеджеры не успевали делать обзвоны.

Решение: Настроили цепочку:

• Через 30 дней после покупки → автоматическое письмо с вопросом «Как вам продукт?»
• Через 60 дней → предложение дополнительной услуги
• Через 90 дней → персональная скидка на следующую покупку

Результат: Повторные продажи выросли на 43% без увеличения нагрузки на менеджеров.

Как показывает практика из статьи Конверсия воронки продаж: как поднять с 2% до 15% за 30 дней, автоматизация напрямую влияет на конверсию.

Типичные ошибки при настройке автоматизации

Ошибки в настройке процессов — частая проблема, о которой мы подробно писали в статье Организация системы продаж в компании: 5 ошибок, которые совершают 90% предпринимателей.

Как измерить эффективность автоматизации

Автоматизация должна приносить измеримую пользу. Вот ключевые метрики для отслеживания:

Как правильно работать с метриками, мы рассказывали в статье Настройка CRM системы для отдела продаж: что нужно сделать в первую очередь.

Важно помнить: автоматизация — это не разовая настройка, а постоянный процесс улучшения. Раз в месяц анализируйте:

• Какие автоматизации работают хорошо?
• Какие нужно доработать?
• Какие новые процессы можно автоматизировать?

Инструменты и интеграции для максимальной автоматизации

Современная CRM — это центр управления, который соединяет разные инструменты. Вот что можно подключить:

Для сбора лидов:

• Интеграция с сайтом (формы, чаты)
• Подключение рекламных кабинетов (Яндекс.Директ, Google Ads)
• Интеграция с соцсетями (заявки из Instagram, Facebook)

Для коммуникации:

• Телефония с записью разговоров
• Email-рассылки (Mailchimp, SendPulse)
• Мессенджеры (WhatsApp Business, Telegram Bot)
• Чат-боты для сайта

Для аналитики:

• Google Analytics
• Яндекс.Метрика
• BI-системы для глубокой аналитики

Для документооборота:

• Электронная подпись
• Онлайн-кассы
• Системы электронного документооборота

Подробнее о построении комплексной системы продаж

Главный принцип: чем больше систем связано между собой, тем меньше ручной работы требуется от сотрудников. Но важно не перегружать систему — каждая интеграция должна решать конкретную задачу.