Как настроить CRM так, чтобы продажи выросли в 2 раза: пошаговый план, который работает

Почему большинство CRM не работают

Представьте ситуацию: вы купили дорогой спортивный автомобиль, но не знаете, как переключать передачи. Машина стоит в гараже, а вы продолжаете ездить на велосипеде. Примерно так же обстоят дела с CRM у 80% компаний. Они инвестируют в систему, но не понимают, как ее использовать для реального роста продаж.

Основные причины провала:

• CRM используется как база данных, а не как инструмент управления продажами
• Отсутствие четких бизнес-процессов, которые нужно автоматизировать
• Менеджеры воспринимают систему как дополнительную отчетность, а не помощника
• Не настроены триггеры и напоминания для своевременных действий

Шаг 1: Определите ключевые метрики

Прежде чем что-либо настраивать, ответьте на вопрос: что именно вы хотите улучшить? Увеличение продаж в 2 раза — это цель, но для ее достижения нужно работать с конкретными показателями.

Как показывает практика компании Ключи, компании, которые начинают с определения метрик, достигают результатов в 3 раза быстрее. Не пытайтесь измерить все сразу — выберите 3-5 ключевых показателей, которые действительно влияют на ваш доход.

Шаг 2: Настройте воронку продаж

Воронка продаж — это сердце вашей CRM. Без нее система превращается в хаотичный набор контактов. Правильно настроенная воронка показывает, где находятся ваши клиенты и что нужно сделать, чтобы продвинуть их дальше.

Типичная воронка B2B продаж:

1. Новый лид — контакт только что поступил
2. Первичный контакт — менеджер связался с клиентом
3. Презентация — проведена демонстрация продукта/услуги
4. Коммерческое предложение — отправлено КП
5. Переговоры — обсуждение условий
6. Сделка — договор подписан
7. Оплата — деньги получены

Каждому этапу должны соответствовать:

• Четкие критерии перехода на следующий уровень
• Автоматические действия (напоминания, задачи, письма)
• Временные рамки для каждого этапа
• Ответственные сотрудники

Для более глубокого понимания принципов построения воронки рекомендую изучить статью Как правильно выстроить воронку продаж, чтобы клиенты сами шли к вам.

Шаг 3: Автоматизируйте рутину

Менеджеры по продажам тратят до 60% времени на рутинные задачи: заполнение отчетов, поиск информации, отправку писем. Автоматизация освобождает это время для реальных продаж.

Что можно автоматизировать в первую очередь:

Автоматические письма:

• Приветственное письмо новому лиду
• Напоминание о незавершенной сделке
• Благодарность после покупки
• Информационные рассылки для теплых контактов

Напоминания и задачи:

• Автоматическое создание задачи на звонок через 2 дня после первого контакта
• Напоминание о повторном контакте с клиентом, который давно не отвечает
• Задачи на отправку КП после успешной презентации

Отчетность:

• Ежедневные/еженедельные отчеты по активности менеджеров
• Автоматический расчет конверсии по каждому этапу воронки
• Отслеживание выполнения планов продаж

Узнайте больше об автоматизации бизнес-процессов в нашем руководстве по настройке CRM

Реальный кейс: одна из наших клиентских компаний автоматизировала 7 рутинных процессов. В результате менеджеры стали совершать на 40% больше полезных звонков, а конверсия выросла с 12% до 21% за 2 месяца.

Шаг 4: Внедрите скрипты продаж

Скрипты продаж — это не готовые тексты, которые нужно зачитывать как робот. Это структурированные алгоритмы общения, которые помогают менеджерам вести диалог эффективно и не упускать важные моменты.

Встройте скрипты прямо в CRM:

• Добавьте текстовые блоки с ключевыми фразами на каждом этапе воронки
• Создайте библиотеку ответов на частые вопросы
• Настройте подсказки для менеджеров во время разговора
• Добавьте чек-листы для каждого типа взаимодействия

Как показывает практика, внедрение скриптов увеличивает конверсию на 25-40%. Подробнее об этом читайте в статье Эффективные скрипты продаж для менеджеров по продажам.

Шаг 5: Настройте аналитику и отчеты

Данные без анализа — просто цифры. Правильно настроенная аналитика превращает эти цифры в insights для принятия решений.

Ключевые отчеты, которые должны быть в вашей CRM:

Ежедневные дашборды:

• Количество новых лидов
• Активность менеджеров (звонки, письма, встречи)
• Сделки на каждом этапе воронки
• Выполнение дневного плана

Еженедельная аналитика:

• Конверсия по каждому этапу
• Среднее время сделки
• Эффективность разных каналов привлечения
• ТОП-менеджеры и их показатели

Ежемесячные отчеты:

• Выполнение плана продаж
• Динамика ключевых метрик
• Анализ причин отказов
• Прогноз продаж на следующий месяц

Пример из практики: компания из сферы B2B услуг настроила в CRM 5 ключевых отчетов. Через месяц они обнаружили, что 70% успешных сделок приходят через один конкретный канал. Перераспределив бюджет на этот канал, они увеличили количество лидов в 2,5 раза без роста затрат.

Шаг 6: Обучите команду

Самая совершенная CRM бесполезна, если команда не умеет ей пользоваться. Обучение — это не разовое мероприятие, а непрерывный процесс.

План внедрения CRM в работу команды:

Неделя 1: Базовое обучение

• Обзор интерфейса и основных функций
• Как добавлять и редактировать контакты
• Работа с задачами и календарем
• Основы воронки продаж

Неделя 2: Погружение в процессы

• Работа со скриптами продаж
• Использование автоматизаций
• Ведение переговоров в системе
• Отслеживание этапов сделок

Неделя 3: Практика и обратная связь

• Работа с реальными кейсами
• Анализ типичных ошибок
• Индивидуальные консультации
• Сбор обратной связи для донастройки системы

Неделя 4: Полная интеграция

• Переход на полное ведение в CRM
• Ежедневное использование отчетов
• Участие в улучшении процессов
• Обмен лучшими практиками внутри команды

Узнайте, как правильно собрать и обучить отдел продаж с нуля

Важный момент: вовлекайте команду в процесс настройки. Спросите, что мешает им продавать, какие рутинные задачи отнимают больше всего времени. Часто лучшие идеи по автоматизации приходят от самих менеджеров.

Шаг 7: Постоянная оптимизация

Настройка CRM — это не разовое событие, а непрерывный процесс. Рынок меняется, бизнес развивается, появляются новые инструменты и методы работы.

Как поддерживать систему в актуальном состоянии:

Еженедельный аудит:

• Проверяйте, все ли менеджеры используют систему
• Анализируйте, какие функции используются редко (и почему)
• Собирайте обратную связь от команды
• Ищите узкие места в процессах

Ежемесячная оптимизация:

• Анализируйте эффективность скриптов
• Оптимизируйте этапы воронки на основе данных
• Добавляйте новые автоматизации для повторяющихся задач
• Обновляйте библиотеку материалов для менеджеров

Квартальный пересмотр:

• Оценивайте, насколько система соответствует текущим бизнес-целям
• Планируйте масштабирование (новые интеграции, функции)
• Проводите обучение новым возможностям системы
• Анализируйте ROI от использования CRM

Реальный пример: компания из retail-сегмента каждые 3 месяца проводит "день оптимизации CRM". На этом мероприятии собираются менеджеры, аналитики и руководители, чтобы вместе проанализировать, что работает, а что нет. За год таких итераций они увеличили средний чек на 35% и сократили время сделки на 40%.