Как настроить CRM за 7 дней и не сойти с ума от сложных опций

День 1: Подготовка и база — не бегите впереди паровоза

Первый день — самый важный. Не пытайтесь настроить всё и сразу. Ваша задача — создать фундамент, на котором будет строиться вся система.

Начните с трёх простых шагов:

1. Определите ключевые поля для контактов — что вам действительно нужно знать о клиентах? Обычно достаточно: имя, телефон, email, источник заявки, статус в воронке. Не создавайте 50 полей «на всякий случай» — это только усложнит работу.

2. Настройте базовые статусы сделок — простой список из 5-7 статусов работает лучше, чем сложная система из 20 этапов. Например: «Новый лид», «В работе», «Переговоры», «Ожидание решения», «Успех», «Отказ».

3. Создайте шаблон карточки клиента — визуально оформите то, что будет видеть менеджер при открытии контакта. Самые важные данные — наверху, второстепенные — внизу.

Помните историю нашего клиента из сферы B2B? Он потратил месяц на настройку «идеальной» CRM с 30 статусами сделок и 100 полями для клиентов. В итоге менеджеры просто игнорировали систему и продолжали работать в Excel. Мы помогли им упростить всё до 6 статусов и 15 полей — и через неделю CRM начала приносить реальную пользу.

День 2: Воронка продаж — визуализируйте процесс

Теперь, когда база готова, пора настроить воронку продаж. Это не просто красивая картинка — это карта вашего бизнеса.

Настройте воронку в CRM так, чтобы каждый статус соответствовал реальному этапу в вашем процессе продаж. Если у вас сложный продукт с длительным циклом — добавьте дополнительные этапы, но не более 10.

Воронка продаж — это не просто последовательность этапов, а инструмент управления. Когда вы видите, на каком этапе «застревают» большинство клиентов, вы понимаете, где нужно улучшать процессы.

В одной из наших статей мы подробно разбираем этапы воронки продаж, которые действительно работают, а не просто занимают время.

День 3: Автоматизация рутины — освободите время для продаж

Этот день — самый приятный. Вы начнёте экономить время уже сегодня. Настройте автоматические действия, которые избавят менеджеров от рутины:

Что можно автоматизировать сразу:

• Создание задач при изменении статуса сделки
• Напоминания о звонках и встречах
• Отправка писем по шаблону
• Распределение лидов между менеджерами

Мы работали с компанией, где менеджеры тратили 40% времени на заполнение отчётов и создание задач. После настройки автоматизации они сэкономили 3 часа в день — и это сразу отразилось на количестве закрытых сделок.

Начните с простого: настройте автоматическое создание задачи «Позвонить клиенту» при поступлении нового лида. Это одна настройка, но она уже изменит процесс работы.

День 4: Интеграции и данные — соедините все точки

CRM не должна быть островом. Подключите её к тем инструментам, которые вы уже используете:

Обязательные интеграции:

• Телефония — чтобы звонки автоматически записывались в карточку клиента
• Почта — чтобы вся переписка была в одном месте
• Мессенджеры — если вы активно используете Telegram или WhatsApp
• Сайт — чтобы заявки автоматически попадали в CRM

Помните: данные должны течь между системами автоматически. Если менеджеру приходится что-то копировать вручную — это плохая интеграция.

В проекте КЛЮЧИ мы всегда начинаем с анализа текущих инструментов клиента и настраиваем CRM так, чтобы она стала центром всех коммуникаций, а не дополнительной нагрузкой.

День 5: Отчёты и аналитика — измеряйте то, что важно

Теперь, когда данные собираются автоматически, пора научиться их анализировать. Но не создавайте 50 отчётов сразу — начните с самого важного.

3 ключевых отчёта для начала:

1. Воронка продаж — сколько лидов на каждом этапе, где самые большие потери
2. Конверсия по менеджерам — кто работает эффективнее, а кому нужна помощь
3. Источники лидов — откуда приходят самые качественные клиенты

Однажды мы помогали компании, которая отслеживала 20 разных метрик, но не могла понять, почему падают продажи. Оказалось, что они не следили за самой важной — конверсией из лида в клиента. Как только мы сосредоточились на этой одной цифре, всё стало понятно.

Если вы хотите глубже разобраться в аналитике, почитайте нашу статью о том, как поднять конверсию воронки продаж с 2% до 15% всего за 30 дней.

День 6: Обучение команды — от сопротивления к принятию

Самая технически совершенная CRM бесполезна, если её не используют. День 6 посвятите не настройкам, а людям.

Как внедрить CRM без сопротивления:

• Покажите выгоду — не «надо заполнять», а «это сэкономит вам время»
• Начните с малого — пусть первые дни команда использует только базовые функции
• Сделайте демо — покажите на реальных примерах, как CRM упрощает работу
• Назначьте ответственного — кто-то должен помогать коллегам с вопросами

История из практики: в одной компании менеджеры саботировали внедрение CRM, потому что боялись, что система будет контролировать каждое их действие. Мы провели тренинг, где показали, как CRM на самом деле защищает их — все договорённости с клиентами записаны, никто не может «перехватить» их клиента, а отчёты формируются автоматически. Через неделю сопротивление исчезло.

Построение отдела продаж с нуля

День 7: Оптимизация и масштабирование — от работы к системе

Последний день — не для отдыха, а для планирования. Теперь, когда CRM работает, подумайте, как сделать её ещё лучше.

Что улучшить в первую очередь:

• Убрать лишние поля — если какое-то поле никто не заполняет, удалите его
• Добавить полезные интеграции — подумайте, с какими ещё системами можно соединить CRM
• Настроить дополнительные автоматизации — на основе анализа работы команды
• Создать шаблоны для частых задач — чтобы ускорить рутинные процессы

Помните компанию, которая начала с одного менеджера? Через год у них было 15 сотрудников в отделе продаж. Благодаря тому, что CRM была изначально настроена с учётом масштабирования, рост прошёл безболезненно — просто добавили новых пользователей и настроили права доступа.

Если вы только начинаете строить отдел продаж, обязательно прочитайте нашу статью о том, как построить систему продаж с нуля и не прогореть в первый же месяц.