Как настроить CRM за один день и не сойти с ума

Почему CRM кажется сложной

Вы открываете CRM-систему и видите десятки полей, настроек, вкладок. Первая мысль: «Я никогда в этом не разберусь». Это нормальная реакция — большинство CRM созданы с запасом на будущее, но для старта вам нужно всего 20% функционала.

Типичная ошибка — пытаться создать идеальную систему с первого раза. Предприниматели тратят недели на настройку полей, которые никогда не будут использоваться, или автоматизацию процессов, которых еще нет в компании.

Вспомните историю нашего клиента Алексея, владельца строительной компании. Он три месяца «готовился» к внедрению CRM: изучал функционал, составлял списки полей, консультировался с IT-специалистами. В итоге так и не запустил систему, потому что «все еще не готов». Когда мы начали работать с ним, настроили базовую версию за 4 часа. Через неделю CRM уже использовали все менеджеры.

Подготовка: что сделать до настройки

Утро дня X. Вы садитесь за компьютер, чтобы настроить CRM. Первый шаг — не открывать систему, а взять лист бумаги. Да, старомодно, но эффективно.

Что нужно определить перед началом:

1. Кто будет пользоваться системой? Только вы? Менеджеры? Бухгалтерия? От этого зависит, какие права доступа настраивать.
2. Какие процессы хотите автоматизировать? Сбор заявок, ведение клиентов, отправка коммерческих предложений, контроль задач.
3. Какие данные критически важны? Телефон, email, источник заявки, этап сделки, сумма.
4. Какие отчеты нужны ежедневно? Количество новых лидов, конверсия по этапам, объем продаж.

Как построить систему продаж с нуля и не прогореть в первый же месяц

Возьмите текущий процесс работы с клиентами — даже если он в голове или на бумажках. Опишите его шаг за шагом: от первой заявки до закрытия сделки. Это станет основой для настройки воронки продаж в CRM.

Блок 1: Базовая настройка (2 часа)

Теперь открываем CRM. Не паникуйте при виде интерфейса — мы будем двигаться системно.

Шаг 1: Настройка компании и пользователей

• Добавьте информацию о компании
• Создайте пользователей (себя и менеджеров)
• Настройте простые права доступа: кто что видит и редактирует

Шаг 2: Создание воронки продаж Это сердце вашей CRM. Определите этапы, через которые проходит клиент:

Шаг 3: Настройка полей для клиентов Создайте только необходимые поля:

• Контактные данные (имя, телефон, email)
• Источник заявки
• Этап в воронке
• Сумма сделки
• Комментарии менеджера

Забудьте про «день рождения клиента» или «любимый цвет» — это можно добавить позже, когда система заработает.

Настройка CRM системы для отдела продаж: что нужно сделать в первую очередь

Блок 2: Автоматизация рутины (2 часа)

Теперь сделаем так, чтобы CRM работала на вас, а не вы на нее. Автоматизация — это не про сложные сценарии, а про экономию времени на рутине.

Что можно автоматизировать сразу:

1. Создание задач — при поступлении новой заявки CRM автоматически создает задачу менеджеру на звонок
2. Напоминания — если клиент не отвечает 3 дня, система напоминает позвонить снова
3. Перевод между этапами — при определенных действиях клиент автоматически переходит на следующий этап
4. Уведомления — вы получаете сообщение о важных событиях (новая сделка, просроченная задача)

Пример из практики: у клиента из сферы образования была проблема — менеджеры забывали перезванивать клиентам, которые просили «подумать». Настроили автоматическое напоминание через 2 дня после последнего контакта. Результат: количество «возвращенных» клиентов выросло на 35%.

Настройки CRM, которые экономят менеджерам 3 часа в день — подробнее об автоматизации рутинных задач.

Блок 3: Тестирование и обучение (2 часа)

Система настроена. Теперь нужно проверить, как она работает, и научить пользователей. Не пропускайте этот этап — именно здесь многие совершают ошибку.

Тестирование:

1. Создайте тестового клиента
2. Пройдите с ним весь путь по воронке
3. Проверьте все автоматизации
4. Убедитесь, что отчеты формируются корректно

Обучение команды: Не проводите трехчасовой тренинг. Сделайте 15-минутный обзор:

• Как добавить нового клиента
• Как изменить этап сделки
• Как создать задачу
• Где посмотреть свои задачи

Самый эффективный способ обучения — показать на живом примере. Возьмите реального клиента и вместе с менеджером внесите его в систему, пройдите этапы, закройте сделку. Так вы не только обучите, но и получите обратную связь о удобстве системы.

Скрипты продаж, которые увеличивают конверсию на 40% уже на первом звонке

Блок 4: Запуск и первые метрики

Вечер дня X. Система работает, команда обучена. Осталось самое важное — начать использовать и отслеживать результаты.

Что делать в первую неделю:

1. Ежедневно заходите в CRM — не обязательно что-то делать, просто смотрите, что происходит
2. Собирайте обратную связь от команды — что удобно, что неудобно, что можно улучшить
3. Следите за ключевыми метриками — но не перегружайте себя цифрами

Какие метрики отслеживать в первую неделю:

• Количество новых клиентов в системе
• Сколько из них дошли до этапа «коммерческое предложение»
• Сколько задач создается и закрывается
• Активность менеджеров (заходят ли в систему)

История из практики: владелец интернет-магазина после запуска CRM первую неделю смотрел только на один показатель — сколько новых клиентов внесено в систему. Когда увидел, что вместо 5-7 в день (как было в Excel) теперь вносится 15-20, понял — система работает. Остальные метрики подключил позже.

КЛЮЧИ — Строим отдел продаж как систему — больше кейсов и примеров внедрения.

Типичные ошибки и как их избежать

Даже с пошаговым планом можно наступить на грабли. Давайте разберем самые частые ошибки и как их обойти.

Ошибка 1: Перфекционизм Симптом: «Надо еще добавить это поле, и вот эту настройку, и эту интеграцию...» Решение: Запустите минимальную рабочую версию. Все доработки — в список «на потом».

Ошибка 2: Слишком много этапов в воронке Симптом: 12 этапов, половина из которых «для галочки» Решение: Оставьте 5-7 ключевых этапов. Если нужно больше — разбейте на подэтапы позже.

Ошибка 3: Отсутствие дисциплины Симптом: Менеджеры первые два дня вносят данные, потом возвращаются к Excel Решение: Сделайте CRM единственным источником данных. Все обсуждения клиентов — только с опорой на информацию в системе.

Ошибка 4: Игнорирование обратной связи Симптом: Команда жалуется на неудобства, но вы не реагируете Решение: Первые 2 недели собирайте все замечания и раз в неделю вносите правки. Покажите, что система адаптируется под пользователей.

Организация системы продаж в компании: 5 ошибок, которые совершают 90% предпринимателей

Что делать после запуска

CRM работает неделю. Вы видите первых клиентов в системе, менеджеры начинают привыкать. Что дальше?

Неделя 2-3: Настройка и адаптация

• Соберите обратную связь от команды
• Внесите мелкие правки (переименуйте поля, добавьте нужные статусы)
• Начните проводить ежедневные 10-минутные планерки по данным из CRM

Месяц 1: Анализ и оптимизация

• Проанализируйте первые метрики
• Определите узкие места в воронке
• Настройте дополнительные автоматизации

Месяц 2-3: Масштабирование

• Добавьте интеграции с другими сервисами
• Настройте сложные сценарии автоматизации
• Внедрите дополнительные модули (если нужно)

Пример из практики: после месяца работы с CRM клиент из сферы услуг увидел, что 60% сделок «зависают» на этапе отправки КП. Оказалось, менеджеры забывали прикреплять файлы. Настроили автоматическую отправку шаблона КП при переходе на этот этап. Результат: «зависших» сделок стало в 3 раза меньше.

Как поднять конверсию с 2% до 15% за 30 дней — следующий шаг после настройки CRM.