Как собрать отдел продаж с нуля и не прогореть в первый же месяц

Почему 90% отделов продаж прогорают в первый месяц

Давайте начнем с главного — почему большинство попыток создать отдел продаж заканчиваются провалом? Ответ прост: предприниматели пытаются построить дом без фундамента. Они нанимают людей, но не создают для них рабочую среду.

Вот что обычно происходит:

1. Нет четких процессов — каждый менеджер работает как хочет
2. Отсутствие системы контроля — вы не понимаете, что происходит на каждом этапе
3. Нет инструментов — менеджеры ведут записи в Excel или блокнотах
4. Неясные KPI — непонятно, как оценивать эффективность

Мы видели компании, которые тратили сотни тысяч рублей на зарплаты менеджеров, но не получали ни одной серьезной сделки. Все потому, что они пропускали самый важный этап — подготовку.

Подготовительный этап: что сделать до найма

Прежде чем размещать вакансию, нужно подготовить почву. Это как готовить землю перед посадкой семян — без этого ничего не вырастет.

Один из наших клиентов, владелец IT-компании, сделал интересное наблюдение: «Я потратил неделю на подготовку процессов, и это сэкономило мне три месяца хаоса». Он создал подробную инструкцию для менеджеров, прописал скрипты разговоров и настроил CRM. Результат? Первый менеджер вышел на плановые показатели уже через две недели.

Если вы хотите глубже разобраться в настройке CRM, рекомендую почитать нашу статью о настройке CRM системы для отдела продаж.

Найм первого менеджера: кого искать и как тестировать

Первый менеджер — это фундамент вашего будущего отдела. Ошибка на этом этапе может стоить вам нескольких месяцев и значительной суммы денег.

Что ищем в кандидате:

• Опыт в вашей нише — не обязательно, но сильно упрощает адаптацию
• Умение работать в условиях неопределенности — в начале процессов еще нет
• Инициативность — готовность предлагать улучшения
• Аналитический склад ума — умение работать с цифрами и метриками

Мы рекомендуем начинать с одного менеджера, даже если у вас есть бюджет на нескольких. Почему? Потому что первый сотрудник поможет вам отладить процессы. Он станет «пилотным проектом» — на нем вы проверите, работают ли ваши скрипты, удобна ли CRM, понятны ли инструкции.

История из практики: владелец строительной компании нанял сразу трех менеджеров. Через месяц двое уволились, третий работал вполсилы. Проблема была в том, что процессы не были отлажены, и менеджеры тратили 80% времени на рутину. Когда он начал с одного человека, смог постепенно настроить все системы и только потом расширять команду.

Выстраивание процессов: от хаоса к системе

Когда первый менеджер приступил к работе, начинается самый важный этап — создание работающих процессов. Это не разовая задача, а постоянная работа по улучшению.

Ключевой момент: процессы должны быть простыми и понятными. Если для заполнения карточки клиента в CRM нужно 15 минут — менеджеры будут саботировать. Если отчетность занимает час в день — они найдут способ ее избежать.

Узнайте больше о построении эффективной воронки продаж

Один из наших любимых примеров — компания по продаже программного обеспечения. Они создали «чек-лист первого дня» для нового менеджера. В нем было всего 5 пунктов:

1. Зарегистрироваться в CRM
2. Сделать 5 тестовых звонков коллегам
3. Изучить 3 успешные сделки
4. Заполнить карточку тестового клиента
5. Обсудить с руководителем первые впечатления

Просто? Да. Эффективно? Невероятно! Новые менеджеры вливались в работу за 1-2 дня вместо стандартных двух недель.

Мотивация и контроль: как не превратиться в надзирателя

Баланс между контролем и свободой — искусство, которое осваивают не все руководители. Слишком жесткий контроль демотивирует, слишком слабый — приводит к хаосу.

Что работает:

Прозрачная система KPI — менеджер должен четко понимать, за что ему платят и как его оценивают. Лучше всего работает комбинация из нескольких показателей:

• Количество активностей (звонки, письма)
• Конверсия на каждом этапе
• Сумма закрытых сделок
• Качество работы (оценки клиентов)

Регулярные встречи — не для контроля, а для помощи. Ежедневный 15-минутный стендап: что сделал, с какими проблемами столкнулся, что планирует. Еженедельный разбор сложных случаев: как можно было поступить иначе.

Автоматизированный контроль — CRM сама напоминает о просроченных задачах, показывает статистику, выделяет проблемные зоны. Вы не стоите над душой, но видите всю картину.

Интересный кейс: владелец маркетингового агентства внедрил систему геймификации. Менеджеры получали баллы не только за закрытые сделки, но и за количество полезных фидбеков от клиентов, за улучшение процессов, за помощь коллегам. Результат — текучка снизилась на 70%, а средний чек вырос на 40%.

Масштабирование: когда и как расширять команду

Вы отладили процессы с одним менеджером, он стабильно показывает результаты. Пора расширяться? Не так быстро. Масштабирование — это не просто найм еще людей. Это создание системы, которая работает независимо от количества сотрудников.

Признаки готовности к масштабированию:

1. Процессы документированы — есть инструкции на каждый случай
2. Есть система обучения — новый менеджер может войти в курс дела за 3-5 дней
3. CRM настроена под рост — не ломается при добавлении пользователей
4. Есть лид-менеджер или руководитель — кто-то может обучать и контролировать новичков

Мы работали с компанией, которая за год выросла с 1 до 12 менеджеров. Их секрет? Они создали «фабрику менеджеров» — систему, где каждый новый сотрудник проходил одинаковый путь: двухнедельное обучение, работа с наставником, постепенное увеличение нагрузки. Результат — даже 10-й по счету менеджер показывал результаты не хуже первого.

Подробнее о построении отдела продаж от одного менеджера до команды

Типичные ошибки и как их избежать

Даже с лучшими намерениями можно наступить на грабли. Давайте разберем самые распространенные ошибки и как их обойти.

Ошибка: Наем «звезды» без системы Ситуация: нанимаете опытного менеджера с портфолио, платите высокую зарплату, но через месяц понимаете, что он работает так же, как и менее опытные коллеги. Решение: Сначала создайте систему, потом ищите людей. Хорошая система сделает эффективным даже среднего менеджера.

Ошибка: Отсутствие тестового периода Ситуация: нанимаете человека на постоянку, через неделю понимаете, что не подходит, но уже заключили договор. Решение: Обязательный испытательный срок 1-3 месяца с четкими критериями оценки.

Ошибка: Смешение ролей Ситуация: менеджер делает все: ищет клиентов, ведет переговоры, готовит документы, решает технические вопросы. Решение: Четкое разделение обязанностей. Менеджер должен продавать, а не заниматься администрированием.

Ошибка: Игнорирование метрик Ситуация: «Главное — результат», но непонятно, почему в один месяц продажи есть, а в другой — нет. Решение: Внедрите систему метрик с первого дня. Отслеживайте не только результат, но и процесс.

Если вы хотите избежать других распространенных ошибок, почитайте нашу статью об организации системы продаж и типичных ошибках предпринимателей.