Настройка CRM для чайников: что важно, а что можно пропустить

Базовые настройки: без этого не обойтись

Начнем с фундамента — того, что нужно настроить в любом случае. Это как установить операционную систему на компьютер: без нее дальше не продвинуться.

Первое и самое важное — это структура вашей воронки продаж. Не нужно создавать 15 этапов, если у вас простой продукт. Достаточно 3-5 ключевых стадий:

1. Новый лид
2. Первый контакт
3. Коммерческое предложение
4. Переговоры
5. Сделка закрыта

Второй обязательный элемент — поля для контактов. Здесь тоже не нужно усложнять. Минимальный набор:

• Имя
• Телефон
• Email
• Источник (откуда пришел клиент)
• Комментарий

Все остальные поля (дата рождения, адрес, должность) можно добавить позже, когда поймете, что они действительно нужны для работы.

Более подробно о настройке CRM системы мы уже рассказывали в другой статье.

Автоматизация рутины: что действительно экономит время

Одна из главных причин, почему бизнес внедряет CRM — это автоматизация. Но не вся автоматизация одинаково полезна. Давайте разберем, какие процессы стоит автоматизировать в первую очередь.

Самая полезная автоматизация — это создание задач для менеджеров. Например, когда клиент заполняет форму на сайте, система автоматически создает задачу «Позвонить в течение 15 минут». Или когда сделка зависает на этапе «Переговоры» больше 3 дней — система напоминает менеджеру о необходимости действий.

Интересный кейс из практики: один наш клиент настроил автоматическую отправку благодарственных писем после каждой сделки. Казалось бы, мелочь. Но конверсия повторных продаж выросла на 23% — клиенты чувствовали заботу и возвращались снова.

Интеграции: что подключать сразу, а что подождет

Современные CRM-системы предлагают десятки интеграций: с почтой, мессенджерами, телефонией, сайтами. Но нужно ли все это подключать сразу? Однозначно нет.

Обязательные интеграции для старта:

1. Телефония — чтобы звонки автоматически записывались в карточку клиента
2. Почта — чтобы переписка сохранялась в одном месте
3. Сайт — чтобы заявки с форм попадали прямо в CRM

Все остальные интеграции (мессенджеры, соцсети, платежные системы) можно подключить позже, когда вы поймете, как именно они помогут вашему бизнесу.

На нашем сайте есть подробный разбор того, какие интеграции действительно нужны для разных типов бизнеса.

Важный момент: не все интеграции работают «из коробки». Некоторые требуют дополнительной настройки или даже программирования. Прежде чем подключать очередной сервис, задайте себе вопрос: «Сколько времени это сэкономит и сколько времени потребует на настройку?»

Как построить систему продаж с нуля и не прогореть в первый же месяц

Отчеты и аналитика: что смотреть в первую очередь

Многие предприниматели думают, что CRM — это в первую очередь красивые графики и отчеты. На самом деле, отчеты — это последнее, что нужно настраивать. Сначала система должна заработать, а потом уже можно анализировать.

Какие отчеты действительно нужны на старте:

Частая ошибка: предприниматель настраивает 15 разных отчетов, смотрит на них неделю, а потом забрасывает, потому что «слишком много информации». Лучше иметь один отчет, который вы смотрите регулярно, чем десять, которые пылятся в системе.

Интересный пример: наш клиент из сферы услуг сначала настраивал отчеты по каждому менеджеру отдельно. Потом понял, что важнее смотреть на общую конверсию отдела. Перестроил отчетность — и сразу увидел, где «узкое горлышко» в процессе продаж.

Что можно пропустить (и не жалеть об этом)

Теперь о самом интересном — о том, что можно смело отложить на потом. Эти функции выглядят круто, но на старте только отнимают время и усложняют систему.

Еще один пункт, который часто переоценивают — это роли и права доступа. На старте, когда в системе работает 2-3 человека, не нужно создавать сложную матрицу прав. Достаточно двух ролей: администратор (вы) и пользователь (менеджеры).

Настройки CRM, которые экономят время — в этой статье мы подробно разбираем, какие функции действительно стоит внедрять в первую очередь.

Запомните простое правило: если функция не помогает продавать больше или экономить время — ее можно отложить. CRM должна быть инструментом, а не игрушкой.

Чек-лист настройки за 2 часа

Давайте соберем все воедино. Вот пошаговый план, как настроить CRM за пару часов:

Час первый: основа

1. Создать 3-5 этапов воронки продаж (15 минут)
2. Добавить основные поля для контактов (10 минут)
3. Настроить автоматическое создание задач из заявок с сайта (20 минут)
4. Подключить телефонию и почту (15 минут)

Час второй: автоматизация 5. Настроить автоответчики для новых лидов (15 минут) 6. Создать напоминания о звонках (15 минут) 7. Настроить 2-3 простых отчета (20 минут) 8. Проверить, что все работает (10 минут)

Практический совет: после настройки проведите тестовый день. Создайте несколько тестовых лидов, пройдите с ними по всей воронке, проверьте отчеты. Убедитесь, что система работает так, как вы задумали.

Система продаж, которая работает 24/7 даже когда вы спите