Настройки CRM системы, которые экономят менеджерам по продажам 3 часа в день

Автоматизация создания лидов

Первый и самый трудоемкий этап — создание лидов. Обычно менеджер тратит на это от 30 до 60 минут в день: копирует данные из форм на сайте, переносит контакты из социальных сетей, вручную заполняет карточки клиентов.

Но что если все это будет происходить автоматически? Современные CRM системы позволяют настроить интеграцию с:

• Формами захвата на сайте
• Социальными сетями и мессенджерами
• Сервисами онлайн-записей
• Email-рассылками
• Чат-ботами

Например, когда клиент заполняет форму на сайте, CRM автоматически создает карточку лида, присваивает его менеджеру, устанавливает статус и даже отправляет приветственное письмо. Все это происходит за секунды, в то время как вручную на это ушло бы 5-7 минут.

Подробнее о настройке автоматического создания лидов и интеграции с различными источниками

Шаблоны для быстрой работы

Сколько времени менеджер тратит на написание одинаковых писем? На составление коммерческих предложений? На заполнение стандартных документов? В среднем — около 1,5 часов в день.

Решение простое и эффективное — создание библиотеки шаблонов:

Скрипты продаж особенно важны — они не только экономят время на подготовку к звонку, но и повышают конверсию. Менеджеру не нужно каждый раз придумывать, что сказать — у него есть проверенная структура, которую можно адаптировать под конкретного клиента.

Автоматические напоминания

«Забыл позвонить клиенту», «не отправил вовремя документы», «пропустил срок оплаты» — знакомые ситуации? Каждый пропущенный звонок или задача — это не только потеря времени на исправление, но и риск потерять клиента.

Система автоматических напоминаний в CRM решает эту проблему:

1. Напоминания о звонках — система сама напоминает, когда нужно позвонить клиенту
2. Контроль сроков — отслеживание дедлайнов по задачам и проектам
3. Напоминания о платежах — автоматическое уведомление о приближающихся сроках оплаты
4. Повторные контакты — напоминания о необходимости повторного обращения к клиенту

В среднем менеджер тратит 20-30 минут в день на то, чтобы вспомнить, кому и когда нужно позвонить, проверить сроки, составить список задач. Автоматические напоминания освобождают это время для более важных дел.

Интеграция с почтой и мессенджерами

Сколько раз в день менеджер переключается между почтой, мессенджерами и CRM? Десятки, если не сотни раз. Каждое переключение — потеря концентрации и времени.

Интеграция CRM с почтовыми сервисами и мессенджерами позволяет:

• Все письма в одном месте — вся переписка с клиентом хранится в его карточке
• Автоматическая запись истории — каждое письмо или сообщение автоматически добавляется в историю контакта
• Шаблоны прямо в почте — возможность использовать шаблоны писем не заходя в CRM
• Уведомления в мессенджерах — получение важных уведомлений в Telegram или WhatsApp

Наша компания помогла десяткам бизнесов настроить такие интеграции. Результат всегда один — менеджеры перестают тратить время на технические моменты и сосредотачиваются на продажах.

Автоматизация отчетности

«Отчеты отнимают полдня» — частая жалоба руководителей отделов продаж. Еженедельные, ежемесячные отчеты, анализ эффективности, подсчет KPI... Все это требует времени и часто выполняется вручную.

Автоматизированная отчетность в CRM решает несколько задач одновременно:

• Ежедневные отчеты — автоматическое формирование отчета о работе за день
• Анализ эффективности — отслеживание конверсии на каждом этапе воронки
• KPI менеджеров — автоматический расчет ключевых показателей
• Визуализация данных — графики и диаграммы для быстрого анализа

Как правильно отслеживать метрики и KPI в отделе продаж

Особенно важно, что автоматические отчеты всегда точны — в них нет человеческих ошибок при подсчете. Руководитель получает достоверную картину работы отдела в реальном времени.

Рабочие процессы (Workflows)

Самая мощная функция экономии времени — настройка рабочих процессов. Это автоматические сценарии, которые запускаются при определенных условиях.

Примеры рабочих процессов, которые экономят время:

Сценарий 1: Новый лид с сайта

1. Клиент заполняет форму → CRM создает карточку
2. Автоматически назначается менеджер
3. Отправляется приветственное письмо
4. Создается задача на звонок через 15 минут
5. Если нет ответа → отправляется follow-up письмо

Сценарий 2: Клиент совершил покупку

1. Создается задача на отправку документов
2. Генерируется договор с данными клиента
3. Отправляется письмо с документами
4. Через 3 дня — письмо с инструкцией по использованию
5. Через 7 дней — запрос отзыва

Сценарий 3: Просроченная оплата

1. За 3 дня до срока — напоминание клиенту
2. В день оплаты — уведомление менеджеру
3. Если оплаты нет → эскалация руководителю
4. Автоматический расчет пени

Такие автоматизированные системы работают круглосуточно, без участия человека. Менеджер только получает уведомления о том, что нужно сделать прямо сейчас.

Мобильный доступ и голосовой ввод

Последний, но не менее важный момент — удобство работы из любого места. Современные менеджеры часто работают в дороге, на встречах, вне офиса.

Настройки, которые экономят время в мобильном режиме:

• Голосовой ввод заметок — после звонка можно надиктовать итоги, а не печатать
• Фото документов — моментальное добавление фото чеков, договоров, визиток
• Геолокация — автоматическая отметка о посещении клиента
• Офлайн-режим — возможность работать без интернета с синхронизацией позже

Особенно полезен голосовой ввод для менеджеров, которые много времени проводят за рулем или в перемещениях. Вместо того чтобы останавливаться и делать записи, они просто диктуют информацию.

Подсчет экономии времени

Давайте посчитаем, сколько именно времени экономят описанные настройки:

185 минут — это чуть больше 3 часов. Именно столько дополнительного времени получает менеджер ежедневно. За месяц это 60 часов, за год — более 700 часов. Представьте, что можно сделать за это время: провести дополнительные встречи, закрыть больше сделок, повысить квалификацию.

Как построить эффективную систему продаж с правильными процессами и автоматизацией